Gute Meetingkultur für effektiveres Arbeiten
Der Unternehmensname MEBEDO ist ein Akronym, das sich aus den Anfangsbuchstaben der Kernaufgaben des Prüfens in der Elektrotechnik zusammensetzt: MEssen – BEwerten – DOkumentieren. Das mittelständische Unternehmen bietet Software, Hardware, Consulting und Seminare für Sicherheits- und Elektrofachkräfte, um Prüfprozesse zu optimieren und Unternehmen auf dem Weg zur rechtssicheren Organisation im elektrotechnischen Bereich zu begleiten.
Die Herausforderung
Auch bei mebedo haben sich seit der Corona-Pandemie Arbeitsweisen stark verändert. Viele Kolleginnen und Kollegen arbeiten regelmäßig im Home-Office. Wo früher informeller Austausch zur Abstimmung reichte, braucht es jetzt zunehmend geplante Besprechungen. Das führte zu einer Situation, in der die Arbeitszeit so sehr von Meetings belegt war, dass Führungskräften kaum noch Zeit für den eigenen Schreibtisch blieb. Darüber hinaus wurden viele Meetings als langwierig und ineffektiv empfunden. Die Führungskräfte führten das zum Teil auf schlecht vorbereitete Teilnehmende zurück, sahen aber auch bei sich selbst Verbesserungsbedarf. Mebedo wandte sich an uns mit der Bitte um Schulung für effektivere Meetings im Online- und Hybridbereich. Damit sollte langfristig die Meetingkultur im Unternehmen verbessert werden.
Das Ziel
Eine neue effektivere Meetingkultur schaffen.
Das Ergebnis
In einer maßgeschneiderten achtteiligen Seminarreihe erarbeiteten sich die Teilnehmenden eigene Regeln, Grundsätze und Best Practices für ihre Meetingkultur, die sie seither ins Unternehmen tragen.
Die Lösung
Wir setzten eine maßgeschneiderte Trainingsreihe auf, in der alle drei Meetingformate – in Präsenz, virtuell & hybrid – zum Einsatz kamen. So konnten in der Situation selbst bestimmte Praktiken geübt und Ideen entwickelt werden. Die Reihe setzte sich stark mit der Kultur bei mebedo auseinander: Anstatt generische Empfehlungen zu geben und allgemeine Best Practices zu vermitteln, erarbeiteten wir mit den Teilnehmenden gemeinsam, wo ihre Bedarfe liegen und welche Verbesserungen und „goldene Regeln“ zu ihrem Unternehmen passen.
Zu den Trainingsinhalten gehörten Tipps und Tools zur schlanken Vorbereitung und Dokumentation von Besprechungen; Methoden und Übungen zur Moderation; der Umgang mit Störungen sowie Besonderheiten in hybriden/virtuellen Settings und deren Auswirkungen auf die Zusammenarbeit. Insbesondere im Bereich der Visualisierung, d.h. dem Sichtbarmachen und Festhalten der Arbeitsstände, lernten die Teilnehmenden, auf die besondere Situation in hybriden Meetings Rücksicht zu nehmen: Denn hier lassen sich die Flipcharts im Besprechungsraum gut mit Online-Whiteboards der Remote-Kolleginnen kombinieren. So können die Vorsteile der jeweiligen Situation gut genutzt und vereint werden. Gekonnter Einsatz von Tools wie 360 Grad-Videosystemen, sogenannten „Besprechungseulen“, lassen alle im Meeting gut sichtbar werden und zu Wort kommen. Als Highlight der Serie wurde der „Meetingputz“ empfunden: die rigorose Überprüfung von Sinn und Zweck bestimmter Meetings. Der Meetingputz wurde seither im ganzen Unternehmen ausgerollt und hat zu weniger, aber dafür umso effektiveren Besprechungen geführt.
Ergebnisse & Vorteile
Zusammengefasst: Mit der Unterstützung von Commha Consulting reformiert mebedo seine Meetingkultur von innen heraus. Das „Train the trainer“-Konzept hat dazu geführt, dass nicht nur die Teilnehmenden selbst, sondern das gesamte Unternehmen von der Schulung profitieren.
