Bei Veränderungen im Unternehmenskontext steht meist viel auf dem Spiel. Wird der Veränderungsprozess nicht ausreichend strategisch, organisatorisch und kommunikativ begleitet, rücken die Ziele in weite Ferne. Mit dem richtigen Change Management lässt sich der Wandel im Unternehmen erfolgreich gestalten.
Um bei MitarbeiterInnen die gewünschte Change Readiness herzustellen, bedarf es Maßnahmen, die Resonanz erzeugen. Doch was sind Erfolgsfaktoren im Veränderungsprozess? Dabei sind fünf Kernprinzipien hilfreich:
1. Enthusiasmus
Mit Leidenschaft geht vieles leichter. Motivation ist ein Schlüssel für die Bereitschaft, seine Arbeitsweise oder Abläufe und Strukturen zu ändern.
Tipps:
- Wecke ein Zugehörigkeitsgefühl: Wir schaffen das! Inspiriere MitarbeiterInnen, Teil des Wandels zu werden und nimm sie auf die Reise mit, beispielsweise bei einem Kick-off in Form eines Townhall-Meetings mit dem Vorstand oder der Projektleitung.
- Schaffe einen Mehrwert: „What‘s in it for me?“, ist die Frage aller Fragen. Schaue dir die verschiedenen Stakeholdergruppen an und erarbeite möglichst konkrete Benefits pro Zielgruppe.
- Wecke Neugier: Setze auf Guerilla-Maßnahmen im Unternehmen. Wieso nicht mal einen Glückskeks in der Kantine verteilen, in dem sich eine Info zum Veränderungsprojekt versteckt.
2. Personalisierung
Veränderungsbereitschaft hat immer etwas mit Vertrauen zu tun. Der Fokus sollte daher auf direkter Interaktion und Kommunikation liegen. Das schafft Vertrauen.
Tipps:
- Gebe dem Veränderungsprojekt ein Gesicht: Wer steckt hinter der Initiative? Mache Projektverantwortliche sichtbar und hole einen kommunikationsstarken Sponsor für das Projekt, im besten Fall aus dem Management, an Board.
- Setze auf persönliche Kommunikation: Informationen aus erster Hand sind authentischer, glaubwürdiger und sorgen für Wertschätzung. Gerade bei schwierigen Veränderungsprozessen wie Werksschließungen ist dies unerlässlich.
- Gehe auf Sorgen und Ängste ein: Transparenz erzeugt zusätzliches Vertrauen. Gib Betroffenen Raum für Austausch und bereite dich auf die drängendsten Fragen mit einem FAQ vor, sodass im besten Fall bereits konstruktive und motivierende Antworten parat liegen.
3. Kontinuität
Ein stetiger Kommunikationsfluss mit regelmäßigen Updates zum Status des Veränderungsprozesses erhöht die Wahrnehmung.
Tipps:
- Nutze Storytelling: Eine Change Story und ein passendes visuelles Leitmotiv sorgen für Wiedererkennung und lassen Inhalte besser verinnerlichen.
- Scheue dich nicht vor Wiederholungen: Bis Veränderungen verinnerlicht sind, braucht es häufige Wiederholung. Ein Projektnewsletter kann die Basis dafür bilden.
- Arbeite mit Erfolgsgeschichten: Sind erste Teile des Projekts erfolgreich abgeschlossen, ein wichtiger Meilenstein geschafft oder ein Team hat eine vielversprechende Lösung entwickelt, dann nutze dies für Success Stories und teile diese im Unternehmen.
Was ist ein Veränderungsprozess?
Veränderung ist ein Prozess und umfasst den Weg von einem aktuellen IST-Zustand zu einem künftigen SOLL-Zustand. Dazwischen liegt die Transitphase, in der die Veränderung vollzogen wird. Ein organisatorischer Wandel vom Ist- zum Soll-Zustand kann nicht als Gesamtunternehmen vonstattengehen, es benötigt in Wirklichkeit einen Wandel jedes einzelnen Mitarbeitenden von seinem persönlichen Ist- zum Soll-Zustand. Dafür braucht es ein gemeinsames Verständnis des Soll-Zustands.
Während Projektmanagement sich fachlich darum kümmert, vom IST- zum SOLL-Zustand zu kommen, widmet sich Change Management der personenbezogenen Seite des Wandels und stellt sicher, dass die MitarbeiterInnen bereit für den Veränderungsprozess sind.
4. Befähigen
Trainings sind der Schlüssel in einem Veränderungsprozess. MitarbeiterInnen müssen nicht nur verstehen, warum sie Dinge anders tun sollen, sondern auch die Fähigkeit erlangen, dies zu tun.
Tipps:
- Initiiere ein Netzwerk: Suche Vorreiter im Unternehmen und schließe die KollegInnen in einem Change Agent-Network zusammen. Sie dienen als wichtige Multiplikatoren in die einzelnen Bereiche oder Länder hinein.
- Befähige Führungskräfte: Vergiss nicht, Führungskräfte frühzeitig ins Boot zu holen. Sie haben einen großen Einfluss auf ihre Teams. Gib ihnen zentrale Kommunikationsmaterialien in Form einer „Leadership Toolbox“ an die Hand.
- Schule MitarbeiterInnen: Zeit ist ein kostbares Gut. Entwickel ein effizientes Trainingsprogramm passend zu euren Strukturen. E-Learnings und Webinare sind ideale Möglichkeiten, große und weit verteilte Gruppen zu erreichen.
5. Partizipation
Wenn MitarbeiterInnen das Gefühl haben, sie sind aktiv in den Veränderungsprozess eingebunden, so steigt auch ihre Bereitschaft für die Veränderung selbst.
Tipps:
- Hole Input und Feedback ein: Sounding Boards und Fokusgruppen mit Teilnehmenden quer durchs Unternehmen geben schnell und gezielt Rückmeldung zum Status Quo.
- Mache die Veränderung erfahrbar: Marketplaces, Infostände oder Roadshows, die interaktiv gestaltet sind und zum Mitmachen anregen, eignen sich gut.
- Mache ein Spiel draus: Gamification und Infotainment heißen die Modewörter. Lernen und gleichzeitig Spaß haben, ist möglich. Vom einfachen Quiz mit Verlosung bis zum Exit Game mit kniffligen Rätseln in der Gruppe – der Kreativität sind hier keine Grenzen gesetzt.
EXKURS:
Change Readiness
Die Change Readiness gibt Aufschluss über die Bereitschaft jedes Einzelnen oder von Gruppen, bevorstehende Veränderungen im Unternehmen zu akzeptieren und umzusetzen. In vielen Fällen führen Veränderungsprozess Phasen erst einmal zu Angst und Stress unter der Belegschaft, da der SOLL-Zustand unbekannt, unsicher und fremd ist oder nicht verstanden wird. Bei schlecht begleiteten Veränderungen erzeugt dies große Instabilität für die gesamte Organisation und birgt unter anderem folgende Risiken:
- Rückgang der Produktivität
- Unzufriedenheit
- Aktiver Widerstand gegen die Veränderung
- Verlust von wichtigen MitarbeiterInnen
Coaching im Veränderungsprozess
Alle Maßnahmen des Change Managements benötigen Zeit und Budget – keine Frage. Doch Coaching und Change Management-Beratung zu einem gut gemanagten Veränderungsprozess zahlt sich langfristig aus. Es werden nicht nur mehr MitarbeiterInnen befähigt, zum gewünschten SOLL-Zustand zu kommen, sie werden auch das gewünschte Leistungsniveau schneller erreichen.
